行业标准
纸ũ=
36;档案数字化技术规范=
中 华 人 民 Ð=
49; 和
国 行 业 标 准
DA/T 31—2005
纸 质 档=
; 案
数 字 化 技 术 规 范
Specification for digitization of paper-based records
2005－04－30发布
2005－09－01实施
国家档案&#=
23616;发布
DA/T 31—2005
前 言
本标准由国家=
723;案局提出并归口。
本标准起草单=
301;：国家档案局。
本标准主要起!=
609;人：王良城、马淑桂=
;、蔡伟、宋涌、王大&#=
20247;、韩冬、田军、孙Č=
62;林。
纸质档案数&=
#23383;化技术规范
z=
88;1 范围
本标准规定了 =
440;质档案数字化的主要=
;技术要求。
本标准适用于%=
319;用各种设备对纸质档=
;案的数字化加工处理&#=
21450;数字化成果的管理z=
90;
2 规范性=
引用文件
下列文件中的=
465;款通过本标准的引用=
;而成为本标准的条款&#=
12290;凡是注日期的引川文件，ࠥ=
4; 随后所有的修改单(不包括勘误的ࠦ=
9;容)或修订版均不=
6;用于本标准，然而，&=
#40723;励根据本标
准达成协议的=
各方研究是否可使用=
6825;些文件的最新版本Ӎ=
0;凡足不注日期=
0;引用文件
其最新 版本适用于本&#=
26631;准。
GB/T 17235·1连续色调静态ࢳ=
0;像的数字压缩编码
第一部分:要求=
和指南
GB/T l7205·2还续色调静态ࢳ=
0;像的数字压缩编码
第二部分:一致=
性测试
GB/T l8894咀子文件归档与管=
;理规范
3 术语和=
定义
下列术语利定=
041;适用于本标准。
3·1数字化digitization
用计算机技术=
558;模拟信号转换为数字=
;信号的处理过程。
3·2纸质档案数字化digitization of paper-based records
采用扫描仪或=
968;码相机等数码设备对=
;纸质档案进行数字化&#=
21152;工，将其转化为存Î=
48;在磁
带、磁盘、光盘等载=
0307;上并能被计算机识࠷=
5;的数字图像或数字文&=
#26412;的处理过程。
3·3数字图像digital image
表示实物图像 =
340;整数阵列。一个二维=
;或更高维的采样并量&#=
21270;的函数，由相同维ă=
68;的连续图像产生。在=
矩阵(或其他)=
2593;络上采样——连续函=
数，并在采样点上将=
0540;最小化后的阵列。
3·4黑白二值图像binary image
只有黑白两级 =
784;度的数字图像。它对=
;应于黑白两种状态的&#=
25991;字稿、线条图等。
3·5连续色调静态图像<=
span
lang=3DEN-US>continuous-tone still image
以多于两级灰=
230;的不同浓淡层次或以=
;不同颜色通道组合成&#=
30340;静态数字图像。在ń=
40;质档案数字化过程中=
，通常表现为灰度扫=
5551;利彩色扫描两种模ঁ=
5;。
3·6分辨率resolution
单位长度内图=
687;包含的点数或像素数=
;，一般用每英寸点数
3·7失真度distortion measure
对档案进行数=
383;化转换后，数字图像=
;与档案原件在色彩、&#=
20960;何钾方面的偏离ఴ=
3;度。
3·8可懂度intelligibility
数字图像向人=
110;机器提供信息的能力=
;。
3·9图像压缩image compression
消除图像冗余=
110;对图像近似的任一种=
;过程，其目的是对图&#=
20687;以更紧凑的形式表Ķ=
34;。纸质
档案数字化过程中，=
6739;常见的有TIFF(G4)、JPEG等&=
#21387;缩格式。
4纸质档&=
#26696;数字化基本要求
4·1基本原则
纸质档案数字=
270;的基本原则是使档案=
;信息资源准确方便快&#=
25463;地提供利用，使可É=
97;公开的
档案信息资源得到共=
0139;，以满足社会对档੭=
6;利用的需求。
4·2数字化对象的确定&=
#21407;则
应当对所要进"=
892;数字化的对象按照一=
;定的原则和利用方法&#=
36827;行确认，只有符合Ç=
68;定要求的纸质档案文=
献才能进行数字化。
4·2·2符合国家法律ૢ=
1;规的原则
纸质档案的数=
383;化，必须符合国家档=
;案开放规定以及有关&#=
35268;定。
4·2·2价值性原则
属于归档范围=
988;应永久或长期保存的=
;、社会利用价值高的&#=
26723;案可列入数字化加ð=
37;的范围。
4·3基本环节
纸质档案数字=
270;的基本环节主要包括=
;：档案整理、目录建&#=
24211;、档案扫描、图像ã=
88;理、图
像存储、数据质检、=
5968;据挂接、数据验收ӌ=
9;数据备份、成果管理&=
#31561;。
4·4过程管理
4·4·1应加强纸质档੭=
6;数字化各环节的安全&=
#20445;密管理机制，确保=
723;案原件和数字化档案=
;信息
的安全。
4·4·2纸质档案数字ࡏ=
0;的各个环节均应进行&=
#35814;细的登记，并及时=
972;理、汇总，装订成册=
;，在数字化工作完成&#=
30340;同时建立起完整、Š=
68;范的记录。
5档案整&=
#29702;
在扫描之前，=
681;据档案管理情况，按=
;下述步骤对档案进行&#=
36866;当整理，并视需要作出标识，确=
5;档案数字化质量。
5·1目录数据准备
按照《档案著=
405;规则》(DA/T18)等的要求，规=
;范档案中的目录内容&#=
12290;包括确定档案目录į=
40;著录项、字段长度和=
内容要求。如有错误=
5110;不规范的案卷题名ӌ=
9;文件名、贾任者、起&=
#27490;页号和页数等，应$=
827;行修改。
5·2拆除装订
在不去&=
#38500;装订物情况下，影=
709;扫描工作进行的档案=
;，应拆除装订物。拆&#=
38500;装订物时应注意保ü=
52;档案不受损害。
5·3区分扫描件和非扫&=
#25551;件
按要求把同一=
696;卷中的扫描件和非扫=
;描件区分开。普发性&#=
25991;件区分的原则是：Ą=
80;关的重份的文件ව=
1;剔除，有正或件的文件ࡤ=
7;以不扫描原稿。
5·4页面修整
破损严重、无=
861;直接进行扫描的档案=
;，应先进行技术修复&#=
65292;折皱不平影响扫描ũ=
36;量的原件应先进行相=
应处理(压平或烫平等)后再进行扫描Ӎ=
0;
5·5档案整理登记
制作并填写纸$=
136;档案数字化加工过程=
;交接登记表单，详细&#=
35760;录档案整理后每份ă=
91;件的起始页号和页数=
。
5·6装订
扫描工作完成=
518;，拆除过装订物的档=
;案应按档案保管的要&#=
27714;重新装订。恢复装ť=
46;时，应注意保持档案=
的排列顺序不变，做=
1040;安全、准确、无遗ଛ=
1;。
6档案扫&=
#25551;
6·1扫描方式
6·1·1根据档案幅面=
0;大小(A4、A3、AO等)选择&#=
30456;应规格的扫描仪或Ç=
87;业担描仪 (&#=
22914;工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大७=
3;面档案可采用大幅面&=
#25968;码平台，或者缩微=
293;摄后的胶片数字化转=
;换设备等进行扫描，&#=
20063;可以采用小幅面扫ÿ=
51;后的图像拼接方式处=
理。
6·1·2纸张状况较差ᦁ=
2;以及过薄、过软或超&=
#21402;的档案，应采用平=
495;扫描方式；纸张状况=
;好的档案可采用高速&#=
25195;描方式以提高工作ă=
28;率。
6·2扫描色彩模式
6·2·1扫描色彩模式ߌ=
8;般有黑白二值、灰度&=
#12289;彩色等。通常采用(=
657;白二值。
6·2·2页面为黑白两ഋ=
4;，并且字迹清晰、不&=
#24102;插图的档案，可采 =
992;黑白二值模式进行扫৻=
1;。
6·2·3页面为黑白两ഋ=
4;，但字迹清晰度差或&=
#24102;有插图的档案，以=
450;页面为多色文字的档=
;案，可采用灰度模式&#=
25195;描。
6·2·4页面中有红头ӌ=
9;印章或插有黑白照片&=
#12289;彩色照片、彩色插=
270;的档案，可视需要采=
;用彩色模式进行扫描&#=
12290;
6·3扫描分辨率
6·3·1扫描分辨率参ਤ=
8;大小的选择，原则上&=
#20197;扫描后的图像清晰=
289;完整、不影响图像的=
;利用效果为准。
6·3·2采用黑白二值ӌ=
9;灰度、彩色几种模式&=
#23545;档案进行扫描时，=
854;分辨率一般均建议选=
;择≥100dpi。特殊情况下&=
#65292;如文字偏小、भ=
4;集、清晰度较差等，&=
#21487;适当提高分辨率。
6·3·3需要进行OCR=
汉字识别的档案，=
195;描分辨率建议选择≥=
200dpi。
6·4扫描登记
认真填写纸质=
723;案数字化转换过程交=
;接登记表单，登记扫&#=
25551;的页数，核对每份ă=
91;件的实际扫描页数与=
档案整理时填写的文=
0214;页数是否一致，不ߌ=
8;致时应注明具体原因&=
#21644;处理方法。
7 图像处=
理
7·1 图像数据质量检验=
7·1·1对图像偏斜度ӌ=
9;清晰度、失真度等进&=
#34892;检查。发现不符合=
270;像质量要求时，应重=
;新进行图像的处理。
7·1·2由于操作不当ᦁ=
2;造成扫描的图像文件&=
#19981;完整或无法清晰识=
035;时，应重新扫描。
7·1·3发现文件漏扫ਲ=
2;，应及时补扫并正确插ࠣ=
7;图像。
7·1·4发现扫描图像=
0;排列顺序与档案原件&=
#19981;一致时，应及时进"=
892;调整。
7·1·5认真填写相关ඤ=
0;单，记录质检结果和&=
#22788;理意见。
7·2纠偏
对出现偏斜的=
270;像应进行纠偏处理，=
;以达到视觉上基本不&#=
24863;觉偏斜为准。对方×=
21;不正确的图像应进行=
旋转还原，以符合阅=
5835;习惯。
7·3去污
对图像页面中=
986;现的影响图像质量的=
;杂质如黑点、黑线、&#=
40657;框、黑边等应进行Ö=
35;污处理。
处理过程中应遵循在=
9981;影响可懂度的前提ߍ=
9;展现档案原貌的原则&=
#12290;
7·4 图像拼接
对大幅面档案$=
827;行分区扫描形成的多=
;幅图像，应进行拼接&#=
22788;理，合并为一个完ă=
72;的图像，以保证档案=
数字化图像的整体性=
2290;
7·5裁边处理
采用彩色模式=
195;描的图像应进行裁边=
;处理，去除多余的白&#=
36793;，以有效缩小图像ă=
91;件的容量，节省存储=
空间。
8 图像存=
储
8·1存储格式
8·1·1采用黑白二值模式扫描的图ࠔ=
7;文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采=
;用灰度模式和彩色模&#=
24335;扫描的文件，一般ŵ=
19;用JPEG格式存储。存=
0648;时的压缩率的选择ᦁ=
2;应以保证扫描的图像&=
#28165;晰可读的前提下，=
613;量减小存储容量为准=
;则。
8·1·2提供网络查询=
0;扫描图像，也可存储&=
#20026;CEB、PDF或其=
;他格式。
8·2图像文件的命名
8·2·1纸质档案目录ਤ=
8;据库中的每一份文件&=
#65292;都有一个与之相对=
212;的唯一档号，以该档=
;号为这份文件扫描后&#=
30340;图像文件命名。
8·1·2多页文=
0214;可采用该档号建立相应文ߥ=
4;夹，按页码顺序对图&=
#20687;文件命名。
9 目录建=
库
9·1数据格式选择
目录建库应选=
321;通用的数据格式。所=
;选定的数据格式应能&#=
30452;接或间接通过XML文档进行数据=
132;换。
9·2档案著录
按照《档案著=
405;规则》(DA/T18)的要求进行著=
;录，建立档案目录数&#=
25454;库。
9·3目录数据质量检查<=
span
lang=3DEN-US>
采用人工校对=
110;软件自动校对的方式=
;，对目录数据库的建&#=
24211;质量进行检查。核ë=
45;著录项目是否完整、=
著录内容是否规范、=
0934;确，发现不合格的ਤ=
8;据应要求进行修改或&=
#37325;录。
10 数据挂=
;接
10·1汇总挂接
档案数字化转=
442;过程中形成的目录数=
;据库与图像数据库，&#=
36890;过质检环节确认为"合格"&=
#21518;，通过网络及时加$=
733;到数据服务器端汇总=
;。通过编制程序或借&#=
21161;相应软件，可实现İ=
46;录数据对相关联的数=
字图像的自动搜索、=
1152;入对应的电子地址=
9;息等，实现批量、快&=
#36895;挂接。
10·2数据关联
以纸质档案目=
405;数据库为依据，将每=
;一份纸质档案文件扫&#=
25551;所得的一个或多个Þ=
70;像存储为一份图像文=
件。将图像文件存储=
1040;相应文件夹时，耍认真核查每ߌ=
8;份图像文件的名称与&=
#26723;案目录数据库中该=
221;文件的档号是否相同=
;，图像文件的页数与&#=
26723;案目录数据库中该Ê=
21;文件的页数是否一致=
，图像文件的总数与=
0446;录数据库中文件的ট=
5;数是否相同等。通过&=
#27599;一份图像文件的文=
214;名与档案目录数据库=
;中该份文件的档号的&#=
19968;致性和唯一性，建ĺ=
35;起一一对应的关联关=
系，为实现档案目录=
5968;据库与图像文件的批=
;量挂接提供条件。
10·3认真填写纸质档案=
数字化转换过程交接=
0331;记表单，记录数据ࠥ=
1;联后的页数，核对每&=
#19968;份
文件关联后的页数与=
6723;案整理、扫描时填ࠨ=
9;的页数是否一致，不&=
#19968;致时应注明具体原=
240;和处
理办法。
11 数据验=
;收
11·1数据抽检
11·1·1 以抽检的方式Č=
16;查已完成数字化转换=
的所有数据，包括目=
4405;数据库、图像文件ࡡ=
0;数据挂接的总体质量&=
#12290;
11·1·2 一个全宗的档Ċ=
96;，数据验收时抽检的=
比率不得低于5%。
11·2验收指标
11·2·1 目录数据库与Þ=
70;像文件挂接错误，或=
目录数据库、图像文=
0214;之一出现不完整、ߎ=
1;清晰、有错误等质量&=
#38382;题时，抽检标记为"不合格"=
。
11·2·2 一个全宗的档Ċ=
96;，数字化转换质量抽=
检的合格率达到95%以上（含9=
5%）时，给予以验收&#=
8220;通过”。
合格率=3D抽检合格的文件数/抽检文件总数×=
;100%
11·3 验收审核
验收"$=
890;过"的结论，必须&=
#32463;分管领导审核、签=
383;后方有效。
11·4 验收登记
认真填写纸质=
723;案数字化验收登记表=
;单。
12 数据备=
;份
12·1备份范围
经验收合格的=
436;整数据应及时进行备=
;份。
12·2备份方式
为保证数据安=
840;，备份载体的选择应=
;多样化，可采用在线&#=
12289;离线相结合的方式ê=
54;现多套
备份，并注意异地保=
3384;。
12·3数据检验
备份数据也应$=
827;行检验。备份数据的=
;检验的内容主要包括&#=
22791;份数据能否打开、ă=
68;据信息是否完整、文=
件数量是否准确等。
数据备份后应=
312;相应的备份介质上做=
;好标签，以便查找和&#=
31649;理。
12·5备份登记
填写纸质档案=
968;字化备份管理登记表=
;单。
13 数字化=
;成果管理
13·1应加强对纸质档案=
数字化成果的管理，=
0830;保其安全、完整和=
1;期可用。
13·2纸质档案数字化成=
果提供网上检索利用=
6102;，应有制作单位的ஸ=
5;子标识，并根据具体&=
#24773;况分别采用可下载=
110;不可下载的数据格式=
;。